EM DESENVOLVIMENTO

C U S T Ó D I A    D E    A C E R V O S    D O C U M E N T A I S     P R E V I A M E N T E     D I G I T A L I Z A D O S 

Conexões Normativas: art. 236, da Constituição Federal; art, 127, inciso VII e art. 161, da Lei dos Registros Públicos (Lei 6015/73); art. 3º, inciso X e art. 10, da Lei nº 13.874/2019 (Declaração de Direitos de Liberdade Econômica); art. 2-A, da Lei nº 12.682/2012; art. 10, parágrafos 6º e 7º, da Lei nº 15.424/2004.

O presente título trata da custódia de acervos documentais previamente digitalizados, sendo importante, portanto, antes de mais nada, conceituar o que é a “custódia de acervos documentais previamente digitalizados”.

Começando pelo fim, acervos documentais previamente digitalizados nada mais são que coletâneas de documentos, previamente classificados por natureza e espécie, indexados e digitalizados pelos seus proprietários, por si mesmos ou mediante o concurso de terceiros especializados na execução de tais serviços, após o que, já inseridas as imagens dos documentos em uma mídia eletrônica, deverão ser apresentados ao cartório de Registro de Títulos e Documentos, com a finalidade de preservação e autenticação de data da sua existência.

Mas ainda carece esclarecer o que seja a “custódia” dos referidos acervos, em que consiste, qual a sua natureza jurídica.

Inicialmente, o serviço de custódia ora em análise foi inserido na legislação mineira, sobre cobrança de emolumentos pelos serviços dos cartórios extrajudiciais, através do artigo 3º da Lei Estadual nº 20.379, de 13/8/2012, que introduziu, na Lei 15.424/2004, em seu artigo 10, os parágrafos 6º e 7º, os quais foram posteriormente modificados pelo art. 42 da Lei nº 22.796, de 28/12/2017, que lhes deu a nova redação que hoje ostentam, e que segue abaixo:

§ 6º – Serão registrados nas serventias de Títulos e Documentos, para fins de conservação e pelo prazo de custódia de até dez anos, os índices dos seguintes acervos de documentos eletrônicos:

I – acervo previamente digitalizado pelo próprio usuário ou por terceiros a pedido do usuário, mediante apresentação dos originais;

II – acervo documental contendo documentos originariamente eletrônicos, em conformidade com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil –, incólumes e não corrompidos;

III – acervo previamente digitalizado pelo próprio usuário ou por terceiros a pedido do usuário, sem apresentação dos suportes físicos originários ao cartório para fins de conferência, circunstância essa que constará da certificação de registro do respectivo índice e de posteriores certidões, inclusive de documento específico. (Parágrafo acrescentado pelo art. 3º da Lei nº 20.379, de 13/8/2012.) (Parágrafo com redação dada pelo art. 42 da Lei nº 22.796, de 28/12/2017.)

§ 7º – O registro a que se refere o § 6º não produz efeito de publicidade ou de oponibilidade contra terceiros. (Parágrafo acrescentado pelo art. 42 da Lei nº 22.796, de 28/12/2017.)

Então, o que foi introduzido na lei mineira, de regência da cobrança de emolumentos, pelos cartórios extrajudiciais, foi uma nova rubrica para a cobrança de determinada espécie de registro que, por se limitar a individuar e indexar o índice, não poderia gerar publicidade, nem oponibilidade contra terceiros, o que está previsto no § 7º do artigo 10 da Lei 15.424/2004, acima reproduzido.

E não poderá gerar publicidade, nem oponibilidade a terceiros porque o acervo documental em meio digital ingressará no registro público na condição de um acervo, e não na dos documentos individuais que o compõem, razão pela qual não serão sequer indexados pelas partes que participem de cada documento integrante do acervo. A isso denominou-se “custódia de acervos documentais previamente digitalizados”, que nada mais é que um registro estritamente com as finalidades de guarda, para sua preservação, e de prova quanto à sua existência, na data em que efetivado.

Outra especificidade dos registros ora sob comento é que são temporários, pelo prazo inicial de 10 anos, que poderá ser prorrogado, a pedido dos interessados, conforme previsão contida no § 6º, do artigo 10 da Lei 15.424/2004, acima reproduzido.

E, de acordo com os incisos do parágrafo 6º, acima reproduzidos, os acervos a serem custodiados poderão ser de três espécies:

I – acervo previamente digitalizado pelo próprio usuário ou por terceiros a pedido do usuário, mediante apresentação dos originais;

II – acervo documental contendo documentos originariamente eletrônicos, em conformidade com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil –, incólumes e não corrompidos;

III – acervo previamente digitalizado pelo próprio usuário ou por terceiros a pedido do usuário, sem apresentação dos suportes físicos originários ao cartório para fins de conferência, circunstância essa que constará da certificação de registro do respectivo índice e de posteriores certidões, inclusive de documento específico. (Parágrafo acrescentado pelo art. 3º da Lei nº 20.379, de 13/8/2012.) (Parágrafo com redação dada pelo art. 42 da Lei nº 22.796, de 28/12/2017.)

No caso do inciso I, os serviços de classificação, indexação e digitalização dos documentos que integrarão o acervo a ser custodiado deverão ser feitos por seu proprietário ou por terceiros, assim como nos demais casos, tratados nos incisos II e III. Mas, para a efetivação da custódia, os originais dos mesmos deverão ser disponibilizados ao cartório que custodiará o acervo, seja durante os trabalhos de digitalização por empresa especializada, que, no caso, serão acompanhados pelos agentes cartorários, ou posteriormente, após a conclusão dos trabalhos para a formação do acervo, no momento em que se for requerer sua custódia.

Seja em que momento for, na custódia de que trata o inciso I, o Oficial Registrador ou seus prepostos precisarão ter acesso aos originais dos documentos, porque, neste caso, caberá ao cartório a verificação quanto à fidedignidade aos originais, das cópias apresentadas na mídia a ser custodiada.

É forçoso dizer que com o advento do artigo 2-A da Lei 12.682/2012 e seu regulamento (Decreto nº 10.278/2020), tornou-se desnecessária a intervenção do Oficial de RTD para a verificação da fidedignidade das cópias aos originais, presumindo-se fidedignas as cópias digitais que sejam obtidas, processadas e preservadas em conformidade com o que dispõem tais normas. Assim sendo, a presente modalidade de constituição de acervos para custódia perdeu importância.

Por sua vez, no caso previsto no inciso II, os acervos seriam compostos por documentos nato eletrônicos, porque existentes apenas no meio digital e subscritos em conformidade com o disposto na MP 2200-2/2001, que instituiu a infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, que, além das assinaturas digitais no padrão ICP-Brasil, também contempla outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitidos pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. Em tal caso, nenhuma conferência precisará ser feita, porque os documentos nato-digitais são autênticos por si mesmos, desde que incólumes, não corrompidos, após a assinatura pelas partes.

Finalmente, o inciso III prevê a custódia de acervos de documentos digitalizados que tenham sido transladados do meio físico (papel) para o meio eletrônico em conformidade com o disposto no artigo 2-A, da Lei Federal 12.682/2012, nela introduzido pela Lei Federal nº 13.874/2019 – Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, e regulamentado pelo Decreto Federal nº 10.278/2020.

O artigo 2-A, da Lei 12.682/2012, prevê que após a digitalização realizada conforme o que nela está disposto, bem como, nas legislações específicas e no respectivo regulamento (Decreto 10.278/2020), uma vez constatada a integridade do documento digital, nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica. Vejamos, ipsis litteris:

Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior.(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável.(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional.(Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019).

Mas é de suma importância que se atente para o que reza o § 4º, acima (negritamos), porque vaticina que “os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior.

E que efeitos jurídicos (consequências jurídicas) têm os documentos microfilmados, nos termos da Lei 5.433/68 e de sua posterior regulamentação? Como é do conhecimento de todos, têm o mero efeito de imagens de documentos coletadas em microfilmes, mas que se prestam a adquirir mesmo valor probante de original, desde que se submetam à intervenção de um agente estatal dotado de fé pública, qual seja, o Oficial Registrador de Títulos e Documentos, que registra os microfilmes preparados por empresas particulares, e depois certifica como fidedignas as cópias de documentos extraídas do microfilme que registrou. Sem isso, os documentos microfilmados não ostentariam valor probante de original, ainda que produzidos segundo os requisitos da lei e respectivo regulamento.

Então, o efeito jurídico dos microfilmes produzidos com a observação dos requisitos da Lei 5433/68 e seu regulamento é o de se tornarem instrumentos aptos a, mediante intervenção de um agente estatal dotado de fé pública, adquirir o mesmo valor probante de original. Intervenção essa, dos Oficiais de RTD, consistente em registrar e chancelar os originais dos microfilmes produzidos, assegurando-lhes a incolumidade, e, depois, certificar as cópias em papel de documentos contidos no microfilme que registraram, assegurando que são fidedignas.

Portando, quando o legislador diz que as cópias digitalizadas produzidas por particulares “terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior”, está, sem dúvida, dizendo que referidas cópias, desde que se submetam ao mesmo procedimento a que submetem os microfilmes feitos por particulares, terão o mesmo efeito jurídico que as leis referidas conferem aos microfilmes que se submetem ao tal processo.

É que, tanto microfilmes, quanto imagens em mídia digital, produzidos por particulares, nada mais são que arquivos de imagens de documentos que, para o fim de se revestirem do manto da fé pública, precisam se submeter ao crivo de agentes públicos a que o estado tenha outorgado referida fé pública, os quais, no caso, são os Oficiais de Registro de Títulos e Documentos, em razão da sua competência para a guarda de documentos.

Por sua vez, corroborando o artigo antecedente, o parágrafo único do artigo 3º, da mesma Lei nº 12.682/2012, prevê que “os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.” E, mais uma vez, tal objetivo só pode ser alcançado mediante intervenção de agentes dotados de fé pública pelo estado, que, em contrapartida a tal outorga, cria um arcabouço jurídico que condiciona, submete e fiscaliza sua atuação, de modo a prover segurança jurídica à sociedade.

Portanto, referidos comandos legais naturalmente remetem à necessidade de intervenção de um agente dotado de fé pública, que possa assegurar que o armazenamento dos documentos lhes confira a proteção exigida na lei, tal como ocorre, no caso de microfilmes. Não haveria razoabilidade em o próprio interessado no documento, que lhe promoveu a digitalização, fizesse a sua guarda, por si mesmo ou através de outros agentes privados, desprovidos de fé pública, por ele contratados para esse fim.

Os microfilmes, como é público e notório, também podem ser produzidos por agentes privados, mas, para garantia da sua incolumidade, precisam ser registrados em um cartório de Registro de Títulos e Documentos, e, posteriormente, certificadas como fidedignas, pelo mesmo cartório que registrou o microfilme, as cópias em papel (hoje em dia poderiam ser também em meio eletrônico) de documentos cujas imagens nele se encontrem.

E isso porque a primordial função dos cartórios de RTD é o arquivamento de documentos de forma a manter sua integridade, autenticidade e até a sua confidencialidade, como é o caso das custódias ora sob comento, preservando-lhes a salvo de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Assim sendo, havendo a intervenção do Oficial Registrador de Títulos e Documentos, vez que alguém conteste a fidedignidade de uma imagem digital a seu original, o ônus da prova caberá a quem alegar tal coisa.

Mas assim não seria, sem a intervenção do Oficial Registrador dotado de fé pública, porque, sem sua intervenção, o ônus de provar a fidedignidade impugnada caberia ao detentor do documento original que lhe promoveu a digitalização. E estando o documento já destruído, encontraria ele um obstáculo, senão intransponível, bastante espinhoso.

Então, além da óbvia necessidade de segurança jurídica, para a profilaxia de fraudes, ainda há uma outra razão para ter a lei remetido as imagens digitalizadas ao procedimento que é aplicado aos microfilmes: é que sem a chancela de um agente dotado de fé pública, sempre que houver um questionamento quanto à fidedignidade de imagens digitais aos originais, caberá aos detentores dos documentos, que promoveram sua digitalização, fazer a prova quanto a isso.

Logo, não será difícil deduzir que, se o ônus da prova couber ao possuidor do documento quando da sua digitalização, este estará em apuros, sempre que houver impugnação quanto à fidedignidade da imagem de algum documento a seu original.

Conforme já referido, diferente será, se houver a intercessão de um oficial dotado de fé pública, que, com sua atuação, preserve os documentos, porque haverá a denominada presunção de veracidade militando a favor da fidedignidade, o que operará a inversão do ônus da prova, que então caberá a quem fizer a impugnação.

Visto que a Lei 12.682/2012 cita a lei dos microfilmes (Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968) e sua posterior regulamentação, passaremos a examiná-la.

Conforme já referido, a lei dos microfilmes e seu regulamento, como é do conhecimento de todos, estatui que os documentos microfilmados só adquirem o efeito jurídico de fazer a mesma prova que os originais quando: 1) sejam produzidos conforme nela e em seu regulamento (decreto nº 1799/1996) está estipulado; 2) sejam autenticados pela autoridade competente detentora do filme original, ou, “em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte” (inteiro teor do § 1º do artigo 14 do Decreto nº 1799/96 – os grifos do autor desses comentários).

E tal autoridade que autenticará os filmes originais, mediante registro e aposição de sua chancela, conforme é possível verificar pelo inteiro teor da norma, contida no artigo 14 do decreto nº 1799/1996, são os cartórios competentes para isso, no caso, os de Registro de Títulos e Documentos (RTD), que detêm a atribuição para a guarda de documentos mediante registro. Examinemos o inteiro teor do dispositivo:

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

§1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.

Portanto, dado que a Lei 12.682/2012, no § 4º do seu artigo 2-A, prevê que os documentos digitalizados terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior, forçoso é concluir que a aquisição de valor probante de original depende da intervenção dos mesmos agentes dotados de fé pública que, com sua atuação, revestem as imagens de documentos em microfilmes do necessário manto da fé pública, dando-lhes o mesmo valor probante dos originais.

E se assim não fosse, haveria obstáculo intransponível, que inviabilizaria fosse alcançado o objetivo almejado, de transposição dos meios de prova em nossa sociedade para o ambiente digital, nos mesmos moldes do que foi feito do papel para o microfilme: com segurança jurídica, preservando a paz social.

Sem que se fizesse nos mesmos moldes que a legislação citada fez no caso dos microfilmes, os conflitos se multiplicariam e a insegurança jurídica grassaria, porque, sem a inversão do ônus da prova, que só com a intervenção de agentes dotados de fé pública se pode obter, não haveria como sustentar a fidedignidade de imagens aos documentos originais, sempre que contestadas, o que colocaria em apuros quem promovesse tal transposição, eliminando os originais. Por isso que, conforme exposto, sendo tal intervenção imprescindível, o legislador equiparou os efeitos jurídicos das cópias digitalizadas aos do microfilme, conforme previsto em sua lei de regência e respectiva regulamentação. Legislação essa que aos documentos microfilmados só confere valor probante de original após sua submissão aos Oficiais de Registro de Títulos e Documentos, que têm a função de velar por sua incolumidade.

Feita essa indispensável explicação inicial sobre a natureza da “custódia” e a respeito da digitalização com força de original, introduzida em nosso ordenamento jurídico pelo artigo 2-A da Lei 12.682/2012, passemos à análise de cada artigo que tratou do tema na Consolidação Normativa do Extrajudicial do Estado de Minas Gerais.

Comentários ao artigo 448 da Consolidação Normativa:

Art. 448. Considera-se acervo documental, para fins do § 6º do art. 10 da Lei estadual nº 15.424, de 2004, o lote mínimo contendo cem (100) ou mais documentos.

Parágrafo único. O registro de índice e respectivos anexos relativos a declarações de responsabilidade serão efetivados sob um único número de ordem de protocolo e de registro, com prazo de validade de 10 (dez) anos, que poderá ser renovado mediante requerimento a ser lançado em livro de protocolo e averbado ao registro originário.

Conexões normativas: art. 236, da Constituição Federal; art, 127, inciso VII e art. 161, da Lei dos Registros Públicos (Lei 6015/73); art. 3º, inciso X e art. 10, da Lei nº 13.874/2019 (Declaração de Direitos de Liberdade Econômica); art. 2-A, da Lei nº 12.682/2012; art. 10, parágrafos 6º e 7º, da Lei nº 15.424/2004.

O caput do dispositivo objetivou estabelecer um patamar mínimo razoável, para um acervo digital a ser custodiado, de modo a evitar custódias injustificáveis, em razão do reduzido número de documentos.

O parágrafo apenas explicita o que decorre da lógica natural do registro, porque todos os documentos constituem um só todo lógico, vinculado à custódia dos acervos digitais, que estará inserida nos servidores e backups de segurança do cartório, sob o mesmo número de ordem dos documentos que contêm informações sobre o acervo custodiado.

A definição de acervo documental, como o lote mínimo contendo 100 (cem) documentos, tem por finalidade dar racionalidade à aplicação da disposição legal, mas não significa restrição absoluta, até porque normas não podem ir além do que a lei prevê, e não há limitação na lei.

Portanto, tal restrição tem que ser entendida como um padrão de trabalho dos registradores de RTD, quando não houver razão para que se demande custódia de documentos em menor número, ou seja, necessidade incontornável do demandante do serviço para requerer a custódia de acervos com quantitativos de documentos abaixo do referido número.

Assim sendo, se houver justificado motivo para que seja requerida a custódia de documentos em quantitativo inferior a cem (100), até mesmo de documentos individuais, por razões operacionais do demandante do serviço, a orientação sob exame poderá ser desconsiderada, porque suprir a necessidade pública é a razão de existir do serviço público..